Quy trình hoàn thiện hồ sơ trong LaborMan Taiwan

Lao động khi đăng ký tham gia làm ứng viên đi XKLĐ tại Đài Loan, ban đầu đều phải khai báo những thông tin cơ bản cho cán bộ tiếp nhận. Việc khai báo có thể qua tờ khai đã thiết kế sẵn hoặc có thể theo hình thức trao đổi bằng lời. Cán bộ tiếp nhận sẽ trực tiếp đăng nhập dữ liệu vào phần mềm LaborMan rồi sau đó in ngay ra để Lao động ký xác nhận.

Form để cập nhật những thông tin ban đầu như sau:

Màn hình nhập mới hồ sơ ứng viên Lao động

Nên nhớ các thông tin khai báo trên mới chỉ là thông tin ban đầu. Điều cơ bản là người Lao động đã đăng ký vào danh sách và nhận một SỐ BÁO DANH bao gồm hai ký tự đầu chỉ Nhóm Mã và các số đứng sau chỉ số thứ tự trong Nhóm Mã.

SỐ BÁO DANH là duy nhất cho một Lao động và sẽ được sử dụng cho suốt quá trình đến khi Lao động thanh lý hợp đồng.

Ta thấy, những thông tin ban đầu đều chỉ là tiếng Việt (Nghĩa là: cán bộ tiếp nhận ban đầu không nhất thiết phải biết tiếng Trung).

Mục tiêu của Công ty là giới thiệu các ứng viên này cho phía đối tác Đài Loan (Nhà Môi Giới, Nhà sử dụng Lao động...),  vì vậy cần phải dịch các thông tin cơ bản ra tiếng Trung. Người dịch thông tin của Lao động ra tiếng Trung đơn thuần chỉ cần chuyển ngữ những thông tin đã được khai báo.

Màn hình phục vụ cho việc dịch các thông tin đã có ra tiếng Trung

Việc hoàn thiện hồ sơ của một ứng viên là một quá trình diễn ra trong nhiều ngày, nhiều lần.

Ví dụ:

-         Có thể sau khi đăng ký, mãi 2 tháng sau Lao động mới làm xong Hộ chiếu và mang đến nộp cho Công ty;

-         Rồi thì mãi khi đã có Môi Giới tiếp nhận thì Lao động mới đi khám sức khỏe, nhận giấy và nộp cho Công ty...

-         Rồi cũng có khi sau một thời gian dài Lao động tuyên bố bỏ cuộc...

Mỗi lần có thêm thông tin của Lao động, thì cán bộ phụ trách phần việc lại cập nhật vào CSDL (Cơ Sở Dữ Liệu). Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin, cán bộ được phân công phần việc nào thì chỉ được làm với những thông tin của phần việc nấy. Điều đó đảm bảo rằng: mọi thông tin liên quan đều có người cụ thể chịu trách nhiệm, không ai ngoài người được phân công có quyền làm thay đổi thông tin đã được cập nhật.

Ví dụ: Cán bộ được phân công cập nhật, thu giữ Hộ chiếu, Giấy Tư pháp thì chỉ được làm với 2 khối thông tin liên quan. Khi làm với thông tin về Hộ chiếu thì những thông tin về Tư pháp có thể khóa lại...

Màn hình cập nhật bổ sung thông tin của Lao động

Các thông tin ban đầu, cộng thêm các thông tin bổ sung sẽ được trích dẫn ra một BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung (Hay còn gọi là FORM LAO ĐỘNG, hay BIODAT...). Mỗi Công ty có một cách trình bày BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung theo cách của riêng mình, với những dữ liệu phù hợp với yêu cầu của các Nhà Môi Giới, Nhà Sử dụng Lao động của riêng mình.

LaborMan cho phép in BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung ra màn hình rồi ra giấy (qua máy in màu); in thành file .pdf để sau đó gửi qua Email tới đối tác; hoặc in ra file .doc để gửi đi và có khả năng bổ sung thêm bớt thông tin...

(Phần bị che lấp là Logo + Tiêu đề của Công ty)

Tóm lại, đây là một quá trình tác nghiệp tập thể. Mỗi cán bộ được phân công và chịu trách nhiệm về những khối thông tin mà mình được giao. Các thông tin đã được cập nhật được lưu trong CSDL đều được chia sẻ theo quyền năng trên mạng LAN phục vụ hợp lý, nhịp nhàng cho toàn bộ quá trình tác nghiệp của Công ty.