Saturday, October 12, 2013

Microsoft Office 2003, File format converter

Bạn đang sử dụng bộ công cụ văn phòng Microsoft Office 2003. Vì một lý do nào đó, bạn chưa thể cài bộ mới nhất. Có thể do: Cấu hình máy tính của bạn chưa đủ mạnh; Bạn đang dùng quen, bạn cảm thấy đủ dùng; Hoặc vấn đề bản quyền... Tuy nhiên thì, sau Office 2003, Microsoft đã cho ra các bộ: Office 2007, Office 2010, Office 365, Office 2013...

Như đã nói, với bạn, bộ MS Office 2003 là vừa đủ. Bạn vẫn thấy hoàn toàn đáp ứng công việc của mình. Chỉ có điều, khi giao dịch, trao đổi file với đối tác, bạn gặp rắc rối. Bạn không đọc được các file văn bản có định dạng kiểu Open XML như .docx, .pptx, và .xlsx của đối tác gửi đến, trong khi họ thì đọc tốt các file tài liệu mà bạn gửi đi.

Để giải quyết vấn đề nêu trên, Microsoft có đưa ra một giải pháp. Đó là nâng cấp Office 2003 với bộ công cụ có tên là File Format Converter. Đơn giản, chỉ cần download nó về, chạy, nó sẽ nâng cấp các công cụ như Word, Excel, Powerpoint để bạn có thể đọc, sửa, save lại các file nhận được từ đối tác.

Hơi có một rắc rối trong vấn đề nâng cấp nói trên. Đó là: để cài File Format Converter, bộ Office 2003 của bạn phải đã được nâng cấp lên phiên bản SP3 (Service Pack 3).

Như vậy, công việc của chúng ta có nhiều hơn chút ít. Đó là: đảm bảo nâng cấp Office 2003 lên SP3; sau đó mới cài File Format Converter.

Nâng cấp Office 2003 lên SP3 rồi mới cài Converter

Bạn nên biết rằng Microsoft ra phiên bản đầu tiên của bộ Office 2003 có tên chính xác là Microsoft Office Professional Edition 2003. Phiên bản đầu tiên là bản Standard. Sau đó là SP1, SP2 và cuối cùng là SP3 (có người còn gọi File Format Converter là SP4).

Vậy làm cách nào để bạn có thể biết được, phiên bản mình đang dùng là phiên bản nào?

Đơn giản. Giả như bạn đang dùng công cụ Word chẳng hạn, bạn hãy lên Menu và chọn Help >> About Microsoft Office Word, bạn sẽ thấy cửa sổ sau:

Hình 1. About Microsoft Office Word
Trên hình 1. bạn chả thấy chữ SP nào cả. Đó là do phiên bản mà bạn đang dùng là phiên bản Standard. Chưa một lần được nâng cấp.

Để nâng cấp nó, đúng ra bạn phải làm lần lượt. Từ bản Standard, bạn phải nâng cấp lên SP1, rồi SP2 rồi mới lên SP3. Nhưng ở đây, tôi chỉ làm một lần là nâng cấp thẳng từ Standard lên SP3.

Để lấy bản nâng cấp, bạn có thể lấy luôn cả 2 file bằng cách nhấn vào 2 hình sau rồi nhấn Download.

Hình 2. File Update SP3

Hình 3. File Update Converter
Sau khi có 2 file cài đặt cho việc nâng cấp.

Bước 1. Chạy file nâng cấp SP3:

Bạn hãy chạy file Office2003SP3-KB923618-FullFile-ENU.exe. Công việc sẽ kết thúc bằng thông báo như Hình 4.

Hình 4. Hoàn thiện nâng cấp SP3
Và ngay sau đó phần About của Word cho thấy đã là SP3.

Hình 5. About Microsoft Office Word SP3

Bước 2. Cài File Converters:

Bạn chạy file: FileFormatConverters.exe. Sẽ có những thông báo như Hình 6.

Hình 6. Thông báo trong quá trình nâng cấp và hoàn thành File Format Converter.
Và bây giờ là đọc file .docx bằng Word 2003.

Hình 7. Vô tư, đọc, sửa và save lại file .docx
Nếu xuất phát điểm của bạn là SP1, hoặc SP2 thì bạn cũng phải làm 2 bước trên. Còn khi phiên bản của bạn đã là SP3 thì chỉ còn một việc là Converter.

Chúc các bạn thành công.