Wednesday, November 28, 2012

Module quản lý Tài sản Cố định

Module quản lý Tài sản Cố định (TSCĐ) có 2 chức năng chính là:
  • Thống kê các phát sinh TSCĐ đồng thời cho phép cập nhật thời hạn Khấu hao đối với từng Tài sản khi Nhập về.
  • Tổng hợp TSCĐ theo Kỳ trong đó cho biết Giá trị của Tài sản tại thời điểm Đầu kỳ, Cuối kỳ, cũng như quan trọng hơn cả là tính Chi phí Khấu hao đối với từng Tài sản trong Kỳ, trên cơ sở đó tính được tổng Chi phí Khấu hao TSCĐ của một bộ phận, hay toàn bộ doanh nghiệp...
Thống kê phát sinh Tài Sản Cố Định
1. Thống kê phát sinh Nhập - Xuất TSCĐ
Sau đây là những lưu ý trong sử dụng các chức năng của Module này:

1. Các thống nhất trong ghi nhận phát sinh TSCĐ:
  • Phát sinh Nhập (hay Mua) TSCĐ được thực hiện qua phiếu Nhập N1.
  • Phát sinh Xuất (hay Bán) TSCĐ được thực hiện qua phiếu Xuất X1.
  • Trong phần chi tiết của phiếu Nhập N1, mọi Mã hàng chỉ có Số lượng bằng 1 (đương nhiên khi Xuất Số lượng cũng phải bằng 1).
  • Khi hạch toán của Kế toán: Mục Tài khoản chỉ dùng: 131 và 331; Mục Tài khoản Đối ứng chỉ dùng: 211, 212, 213, 214; Mục Tài khoản khác yêu cầu Tài sản khi Nhập và khi Xuất phải giống nhau.
2. Thống kê các phát sinh TSCĐ:
Các phát sinh Nhập, Xuất TSCĐ được thống kê theo khoảng thời gian mặc định là 12 tháng kể từ ngày hiện tại trở về trước. Có thể dùng các điều kiện khác để lọc như: chỉ Nhập hay chỉ Xuất, phiếu hủy, hoặc các số Tài khoản...(xem hình 1. Thống kê phát sinh Nhập - Xuất TSCĐ)

Nếu kích đúp vào 1 phát sinh, ta có thể xem được chi tiết Phiếu liên quan tới phát sinh đó. Trong trường hợp là phát sinh Nhập, thì cho phép người được quyền cập nhật mới, thay đổi, hoặc xóa Hạn khấu hao đối với từng TSCĐ (xem hình 2.).
Chi tiết phiếu phát sinh và cập nhật Hạn khấu hao
2. Chi tiết phiếu phát sinh và cập nhật Hạn khấu hao
Về quyền: ai được quyền sửa 6H. Thống kê phát sinh TSCĐ/Cập nhật Hạn KH** thì không những được quyền thống kê mà còn được quyền cập nhật Hạn khấu hao. Ngoài ra, mọi thông tin về phiếu (kế cả Hủy) cũng không thay đổi được tại đây.

Lưu ý: Hạn Khấu hao của từng Tài sản là số tháng quy định cho việc khấu hao tài sản đó. Số này không thay đổi trong suốt thời gian. Vì vậy, sau mỗi lần cập nhật, nên bỏ quyền hạn được cập nhật để tránh sai xót không chủ ý làm thay đổi hạn khấu hao của tài sản.

3. Khái niệm về KỲ trong tổng hợp khấu hao TSCĐ:

Tại Form Tổng hợp TSCĐ, để có thể tổng hợp, luôn phải xác định Từ ngày nào và Đến ngày nào. Hình sau đây minh họa cho việc xác định các KỲ bao gồm: Trước Kỳ, Đầu kỳ, Trong kỳ, Cuối kỳ và Sau kỳ.
Các quy ước về thời gian trong tính tổng hợp TSCĐ
3. Các quy ước về thời gian trong tính tổng hợp TSCĐ
Theo đó:
  • Trước kỳ bao gồm các phát sinh có ngày nhỏ hơn hoặc bằng (<=) Từ ngày. Nghĩa là bao hàm cả các phát sinh trong ngày Từ ngày;
  • Trong kỳ bao gồm các phát sinh có ngày lớn hơn Từ ngày (>) và nhỏ hơn hoặc bằng (<=) Đến ngày;
  • Sau kỳ là những phát sinh có ngày lớn hơn (>) Đến ngày;
  • Vậy giá trị Đầu kỳ là giá trị tổng hợp của những phát sinh đã diễn ra trước kỳ;
  • Giá trị Cuối kỳ là giá trị tổng hợp của những phát sinh diễn ra Trước kỳ + Trong kỳ;
  • Giá trị Trong kỳ thì đơn thuần là những diễn biến phát sinh Trong kỳ.
4. Các diễn tiến phát sinh của TSCĐ theo thời gian:
Một Tài sản được mua về, ngày mua, ngày trong phiếu Nhập được coi là ngày bắt đầu tính khấu hao của Tài sản đó. Trong quá trình sử dụng, Giá trị của Tài sản giảm dần đều (khấu hao Tuyến tính) theo thời gian. Hết hạn khấu hao, giá trị của Tài sản còn bằng 0.

Tài sản cũng có thể bán đi hoặc thanh lý. Thời điểm bán hoặc thanh lý cũng có thể trước hoặc sau thời điểm mà Tài sản đó hết khấu hao.

Hình 4. sau đây chỉ ra tất cả các diễn biến có thể của tài sản trong một Kỳ tổng hợp. Đầu mũi tên là thời điểm mua tài sản, cuối mũi tên là thời điểm hết khấu hao của tài sản và mũi tên đỏ là chỉ phát sinh bán tài sản.

10 trường hợp có thể xẩy ra đối với Tài sản cố định
4. 10 trường hợp có thể xẩy ra đối với Tài sản cố định
Đường mũi tên đứt đoạn chỉ rằng tài sản đã hết khấu hao nhưng vẫn còn dùng, chưa bán, chưa thanh lý.

5. Các con số tổng hợp đối với TSCĐ:

Sau khi nhấn nút Tổng hợp, ComMan sẽ tính và ghi lại tất cả các tham số tại thời điểm Đầu Kỳ, Cuối Kỳ và Chi phí khấu hao Trong kỳ.

Có thể kích đúp chuột vào từng Tài sản để xem chi tiết các tham số (xem hình 5.). Trong đó, một vài tham số chỉ có giá trị khi có phát sinh phù hợp. Ví dụ: 11. Ngày mua tài sản trong kỳ chỉ có giá trị nếu Tài sản đó được mua vào ngày Trong kỳ. Các tham số của từng Tài sản cũng có thể in ra giấy khi nhấn vào nút in tai Form.
15 tham số của một Tài sản cố định
5. 15 tham số của một Tài sản cố định
Ngoài ra cũng có thể tổng hợp những số liệu đặc biệt như Giá trị, Tổng giá trị của tất cả TSCĐ tại thời điểm Đầu kỳ, Cuối kỳ và Chi phí, Tổng chi phí khấu hao của TSCĐ trong kỳ (xem hình 6.).
Tổng hợp Tài sản cố định theo KỲ
6. Tổng hợp Tài sản cố định theo KỲ
Và cuối cùng là có thể in ra giấy bảng tổng hợp Tài sản cố định theo kỳ (hình 7.)
Bản in Tổng hợp Tài sản cố định theo kỳ
7. Bản in Tổng hợp Tài sản cố định theo kỳ