Về vấn đề Định Khoản trong phần mềm FinaMan

FinaMan là phần mềm quản lý Thu Chi phục vụ cho các đơn vị làm Xuất Khẩu Lao Động (XKLĐ). Sử dụng FinaMan, trước hết là để quản lý tốt các Quỹ tiền (Quỹ tiền được hiểu là cả các Tài Khoản Ngân Hàng), sau nữa là có sự kết nối với phần mềm LaborMan (quản lý XKLĐ) để quản lý việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính liên quan tới từng người lao động tham gia vào quá trình XKLĐ.

Hình 1. Mọi phát sinh đều được xác định bao nhiêu thuộc khoản nào.

Mọi khoản thu chi, như bình thường đều có phần diễn giải, lý do, hoặc mục đích của phát sinh. Tuy nhiên, đấy là những diễn giải nôm na, hoàn toàn bằng lời, không có giá trị nhóm lọc, hoặc tổng hợp.

Định khoản trong FinaMan được thêm vào cho mỗi phát sinh Thu Chi chính là để phục vụ cho việc nhóm lọc, hoặc tổng hợp các con số theo từng khoản một.

Định khoản một phát sinh Thu – Chi nghĩa là xác định xem số tiền đó bao nhiêu, bao nhiêu thuộc khoản nào trong danh mục các khoản đã định trước.

Các chức năng liên quan tới Định Khoản:

1. Thiết lập Danh mục Định Khoản:

Chức năng này được gọi từ Menu: 2. Danh mục chung >> d. Định Khoản Thu – Chi. Tại đây có thể thêm mới, sửa chữa hoặc loại bỏ các Định khoản đã có.

Lưu ý: Chỉ có thể xóa đi một Khoản nếu Khoản đó chưa có một Phát sinh nào Định Khoản tới.

Hình 2. Thiết lập các Khoản mới, sửa hoặc xóa đi các Khoản đã có.

2. Thực hành Định Khoản cho 1 phát sinh:

Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, sau khi kích đúp chuột vào một phát sinh thì phát sinh đó sẽ hiện lên màn hình và User có quyền w1: Xác lập mới hoặc sửa Định khoản cho phát sinh sẽ có thể bấm chuột vào nút “Định Khoản” để gọi Form Định Khoản. Tại Form này, người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa định khoản.

Lưu ý:
- Mỗi một phát sinh có thể có nhiều Định Khoản. Ví dụ: một khoản thu 20 triệu được xác định làm 3 Khoản như hình 3.
- FinaMan sẽ không cho phép tổng số tiền của các Khoản lớn hơn số tiền của phát sinh. Tuy nhiên, có thể ít hơn khi số còn lại chưa xác định được vào khoản nào.

Hình 3. Một phát sinh nhiều Khoản.

3. Xem nhanh Định khoản của từng phát sinh:

Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, nếu chỉ kích chuột đơn thì chương trình sẽ gọi ngay Form thể hiện Định Khoản của phát sinh tương ứng. Form này sẽ hiện giữa màn hình và chỉ cho phép xem, không sửa, hay xóa được. Hình 4.

Lưu ý:
- Có thể nhấn phím Esc để bỏ hiện Form xem Định Khoản.
- Nhấn chuột đơn (kích 1 cái) thì hiện Xem Định Khoản.
- Nhấn chuột kép (kích đúp) thì gọi lại Phiếu Thu hoặc Chi.

Hình 4. Xem chi tiết Định Khoản của từng phát sinh.

4. In bảng thống kê phát sinh kèm Định Khoản.

Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, nếu nhấn vào nút “In Thống kê kèm Định Khoản” ta sẽ có bảng thống kê các phát sinh phù hợp với các điều kiện lọc và kèm theo Định Khoản của từng phát sinh. Hình 5.

Hình 5. Bảng thống kê Phiếu Thu – Chi theo điều kiện, kèm Định Khoản (màu xanh).

Thông qua Bảng thống kê này, người sử dụng có thể kiểm tra, rà soát lại các Định Khoản sao cho chính xác với thực tế. Không nhầm lẫn.

Lưu ý: Trong khi lọc các phát sinh, với việc nhấn nút Tổng hợp, con số tiền sẽ được tính tổng và hiện ra trên màn hình. Tuy nhiên, con số Tổng Thu, Tổng Chi này là tổng của phát sinh chứ không phải là số liên quan tới Định Khoản.

5. In bảng tổng hợp theo Định Khoản

Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, nếu nhấn vào nút “In Tổng hợp theo Định Khoản” thì sẽ gọi bảng Tổng hợp theo từng Quỹ, Loại tiền, Các Khoản. Hình 6.

Hình 6. Bảng Tổng hợp theo Định Khoản.

Lưu ý:
- Bảng tổng hợp theo Định Khoản không lệ thuộc vào các điều kiện lọc khác ngoài Từ ngày .. Đến ngày.
- Ngoài ra, tất nhiên việc Tổng hợp sẽ không bao hàm các phát sinh đã bị Hủy và vẫn đang là tạm ứng.

Như vậy, chương trình đã cung cấp đầy đủ các công cụ nhằm trợ giúp cho người sử dụng, đơn vị sử dụng xác định được rõ các Khoản Thu Chi phục vụ cho công tác quản lý. Tuy nhiên thì việc lên kế hoạch cho việc Định Khoản cũng như việc thực hiện nó cần có sự quán triệt thống nhất giữa Lãnh đạo đơn vị và Kế toán thực thi thì lúc ấy, các con số mới thể hiện rõ ý nghĩa của nó.

Read More

Có gì mới tại phiên bản ComMan 20.12.2012

Phiên bản 03.12.2012 được đánh dấu bởi việc hoàn thành và đi vào sử dụng của Module quản lý Tài sản cố định. Phiên bản 20.12.2012 hoàn thiện lại một số tính toán cũng như bổ sung thêm chức năng mới liên quan tới việc tổng hợp kèm phân loại kho hàng.

Phần viết sau đây giới thiệu các sửa đổi và hướng dẫn sử dụng các chức năng mới.

1. Loại bỏ các Mặt hàng có Loại hàng là Tài sản ra khỏi Tổng hợp Kho hàng:

Với việc Module quản lý Tài sản cố định được hoàn thiện và đưa vào sử dụng, các Tài sản (bao gồm Tài sản cố định, Dụng cụ, Công cụ làm việc) được quản lý và tính giá trị theo chế độ khấu hao riêng. Các tài sản này, trước đây đều được quản lý trong kho hàng và được tính toán trong tổng hợp kho hàng, nay cần phải loại bỏ.

Căn cứ vào quy định đánh mã Tài sản cố định là TS, dụng cụ là DC, ComMan sẽ loại trừ theo cách không thống kê các Mặt hàng có Mã Loại như trên vào trong bảng kê cũng như không cộng tiền hàng vào con số tổng giá trị kho hàng...

Như vậy, cụ thể hơn, khi nhấn nút TỔNG HỢP KHO

Hoặc sử dụng các Menu 3F và 3K

đều không có giá trị của Tài sản được thống kê và tính toán.

2. Thêm quyền để khống chế và cho phép user được thay đổi Người nhập, Người xuất, Người thu, Người chi trong các phát sinh Kế toán đã xác nhận.

Quy trình cập nhật các phát sinh Nhập – Xuất, Thu – Chi hiện đang thực hiện qua 2 khâu.

• Khâu thứ nhất: khai báo cập nhật phát sinh chờ thường do các đối tượng kinh doanh hoặc nhân viên trong công ty thực hiện.
• Khâu thứ 2 kế toán được giao quyền sẽ kiểm tra lại các dữ liệu đã khai báo, xác lập các Tài khoản (định khoản) và bổ sung các thông số về hóa đơn VAT... rồi thực hiện việc xác nhận.

Các phát sinh đã được xác nhận thông qua các quyền: 3C, 3D, 3E với Nhập Xuất và 4C, 4D, 4E với Thu Chi cho phép người dùng được phép thống kê và sửa lại một vài thông số.

Các thông số được sửa trước đây chỉ là các thông số về Tài khoản và số hóa đơn VAT. Nay bổ sung thêm quyền 3R đối với Nhập – Xuất và 4M với Thu – Chi để xác lập quyền được thay đổi Người nhập, Người xuất và Người Thu, Người chi.

Lưu ý:

• Tất nhiên, 3R và 4M là quyền sửa nhưng phải đi kèm với quyền xem 3C, 3D... 4C, 4D... mới sửa được.
• Quyền 3R và 4M không có ký hiệu ** nên chỉ cần đánh dấu vào bên xem là đủ.

3. Chức năng Tổng hợp kèm Phân loại Kho hàng

Các chức năng tổng hợp kho đã có của ComMan (Menu: 3F, 3K) cho kết quả tổng hợp là giá trị hàng tồn kho tại thời điểm tự chọn. Tuy nhiên, con số tổng hợp này chưa chỉ rõ bao nhiêu là hàng tồn lâu không bán được, hoặc bao nhiêu là hàng luân chuyển bình thường...

Chức năng 6J. Tổng hợp kèm Phân loại Kho hàng được phát triển thêm nhằm hỗ trợ cho việc phân loại dựa trên số tháng gần nhất không có phát sinh của từng Mặt hàng. Theo đó, kho hàng sẽ được phân thành 4 loại sau:

• Loại 1: Hàng luân chuyển bình thường là hàng có phát sinh gần nhất trong khoảng 3 tháng nay.
• Loại 2: Hàng luân chuyển chậm là hàng có phát sinh gần nhất trong vòng 3 đến 6 tháng.
• Loại 3: Hàng khó bán là hàng có phát sinh gần nhất trong khoảng 6 đến 12 tháng.
• Loại 4: Hàng tồn lưu cữu là hàng có phát sinh gần nhất từ 12 tháng trở lên.

Từ việc tổng hợp theo phân loại trên người sử dụng có thể biết được rõ hơn tình hình hàng tồn kho và có những quyết định xác đáng cho kế hoạch kinh doanh của mình.

Bản in tổng hợp kèm phân loại:

Lưu ý rằng, các con số 3, 6, 12 tháng là con số mặc định và hoàn toàn có thể thay đổi tùy biến theo ý người sử dụng. Ví dụ: theo ý của người dùng thì hàng tồn lâu quá 24 tháng không có phát sinh mới xem là hàng lưu cữu chẳng hạn thì chỉ cần thay con số rồi nhấn tổng hợp lại là được.

Một tùy biến thứ hai là khả năng thay đổi phân loại của từng mặt hàng sau khi đã nhấn tổng hợp. Theo đó, người dùng có thể căn cứ vào thực tế mà thay đổi phân loại của từng mặt hàng. Sau mỗi thay đổi (Ví dụ: từ loại 4 sang loại 1 chẳng hạn) con số tổng hợp sẽ thay đổi theo ngay sau khi nhấn phím Enter.

Về quyền:

• Người có quyền xem 6J sẽ được khởi động Form Tổng hợp, thay đổi số tháng cho phân loại, nhấn nút Tổng hợp và in kết quả tổng hợp.
• Người có quyền sửa thì ngoài các quyền trên còn được phép thay đổi xếp loại của từng mặt hàng khác đi so với phân loại tính ra từ số tháng không có phát sinh.

Một lưu ý cuối cùng rằng chức năng tổng hợp kèm phân loại kho hàng này chỉ thực hiện cho từng kho hàng một chứ không làm chung cho tất cả các kho hàng. Giá trị của từng mặt hàng là giá bình quân gia quyền của từng mặt hàng.

---

---

Read More

Module quản lý Tài sản Cố định

Module quản lý Tài sản Cố định (TSCĐ) có 2 chức năng chính là:

• Thống kê các phát sinh TSCĐ đồng thời cho phép cập nhật thời hạn Khấu hao đối với từng Tài sản khi Nhập về.
• Tổng hợp TSCĐ theo Kỳ trong đó cho biết Giá trị của Tài sản tại thời điểm Đầu kỳ, Cuối kỳ, cũng như quan trọng hơn cả là tính Chi phí Khấu hao đối với từng Tài sản trong Kỳ, trên cơ sở đó tính được tổng Chi phí Khấu hao TSCĐ của một bộ phận, hay toàn bộ doanh nghiệp...

1. Thống kê phát sinh Nhập - Xuất TSCĐ

Sau đây là những lưu ý trong sử dụng các chức năng của Module này:

1. Các thống nhất trong ghi nhận phát sinh TSCĐ:

• Phát sinh Nhập (hay Mua) TSCĐ được thực hiện qua phiếu Nhập N1.
• Phát sinh Xuất (hay Bán) TSCĐ được thực hiện qua phiếu Xuất X1.
• Trong phần chi tiết của phiếu Nhập N1, mọi Mã hàng chỉ có Số lượng bằng 1 (đương nhiên khi Xuất Số lượng cũng phải bằng 1).
• Khi hạch toán của Kế toán: Mục Tài khoản chỉ dùng: 131 và 331; Mục Tài khoản Đối ứng chỉ dùng: 211, 212, 213, 214; Mục Tài khoản khác yêu cầu Tài sản khi Nhập và khi Xuất phải giống nhau.

2. Thống kê các phát sinh TSCĐ:
Các phát sinh Nhập, Xuất TSCĐ được thống kê theo khoảng thời gian mặc định là 12 tháng kể từ ngày hiện tại trở về trước. Có thể dùng các điều kiện khác để lọc như: chỉ Nhập hay chỉ Xuất, phiếu hủy, hoặc các số Tài khoản...(xem hình 1. Thống kê phát sinh Nhập - Xuất TSCĐ)

Nếu kích đúp vào 1 phát sinh, ta có thể xem được chi tiết Phiếu liên quan tới phát sinh đó. Trong trường hợp là phát sinh Nhập, thì cho phép người được quyền cập nhật mới, thay đổi, hoặc xóa Hạn khấu hao đối với từng TSCĐ (xem hình 2.).

2. Chi tiết phiếu phát sinh và cập nhật Hạn khấu hao

Về quyền: ai được quyền sửa 6H. Thống kê phát sinh TSCĐ/Cập nhật Hạn KH** thì không những được quyền thống kê mà còn được quyền cập nhật Hạn khấu hao. Ngoài ra, mọi thông tin về phiếu (kế cả Hủy) cũng không thay đổi được tại đây.

Lưu ý: Hạn Khấu hao của từng Tài sản là số tháng quy định cho việc khấu hao tài sản đó. Số này không thay đổi trong suốt thời gian. Vì vậy, sau mỗi lần cập nhật, nên bỏ quyền hạn được cập nhật để tránh sai xót không chủ ý làm thay đổi hạn khấu hao của tài sản.

3. Khái niệm về KỲ trong tổng hợp khấu hao TSCĐ:

Tại Form Tổng hợp TSCĐ, để có thể tổng hợp, luôn phải xác định Từ ngày nào và Đến ngày nào. Hình sau đây minh họa cho việc xác định các KỲ bao gồm: Trước Kỳ, Đầu kỳ, Trong kỳ, Cuối kỳ và Sau kỳ.

3. Các quy ước về thời gian trong tính tổng hợp TSCĐ

Theo đó:

• Trước kỳ bao gồm các phát sinh có ngày nhỏ hơn hoặc bằng (<=) Từ ngày. Nghĩa là bao hàm cả các phát sinh trong ngày Từ ngày;
• Trong kỳ bao gồm các phát sinh có ngày lớn hơn Từ ngày (>) và nhỏ hơn hoặc bằng (<=) Đến ngày;
• Sau kỳ là những phát sinh có ngày lớn hơn (>) Đến ngày;
• Vậy giá trị Đầu kỳ là giá trị tổng hợp của những phát sinh đã diễn ra trước kỳ;
• Giá trị Cuối kỳ là giá trị tổng hợp của những phát sinh diễn ra Trước kỳ + Trong kỳ;
• Giá trị Trong kỳ thì đơn thuần là những diễn biến phát sinh Trong kỳ.

4. Các diễn tiến phát sinh của TSCĐ theo thời gian:
Một Tài sản được mua về, ngày mua, ngày trong phiếu Nhập được coi là ngày bắt đầu tính khấu hao của Tài sản đó. Trong quá trình sử dụng, Giá trị của Tài sản giảm dần đều (khấu hao Tuyến tính) theo thời gian. Hết hạn khấu hao, giá trị của Tài sản còn bằng 0.

Tài sản cũng có thể bán đi hoặc thanh lý. Thời điểm bán hoặc thanh lý cũng có thể trước hoặc sau thời điểm mà Tài sản đó hết khấu hao.

Hình 4. sau đây chỉ ra tất cả các diễn biến có thể của tài sản trong một Kỳ tổng hợp. Đầu mũi tên là thời điểm mua tài sản, cuối mũi tên là thời điểm hết khấu hao của tài sản và mũi tên đỏ là chỉ phát sinh bán tài sản.

4. 10 trường hợp có thể xẩy ra đối với Tài sản cố định

Đường mũi tên đứt đoạn chỉ rằng tài sản đã hết khấu hao nhưng vẫn còn dùng, chưa bán, chưa thanh lý.

5. Các con số tổng hợp đối với TSCĐ:

Sau khi nhấn nút Tổng hợp, ComMan sẽ tính và ghi lại tất cả các tham số tại thời điểm Đầu Kỳ, Cuối Kỳ và Chi phí khấu hao Trong kỳ.

Có thể kích đúp chuột vào từng Tài sản để xem chi tiết các tham số (xem hình 5.). Trong đó, một vài tham số chỉ có giá trị khi có phát sinh phù hợp. Ví dụ: 11. Ngày mua tài sản trong kỳ chỉ có giá trị nếu Tài sản đó được mua vào ngày Trong kỳ. Các tham số của từng Tài sản cũng có thể in ra giấy khi nhấn vào nút in tai Form.

5. 15 tham số của một Tài sản cố định

Ngoài ra cũng có thể tổng hợp những số liệu đặc biệt như Giá trị, Tổng giá trị của tất cả TSCĐ tại thời điểm Đầu kỳ, Cuối kỳ và Chi phí, Tổng chi phí khấu hao của TSCĐ trong kỳ (xem hình 6.).

6. Tổng hợp Tài sản cố định theo KỲ

Và cuối cùng là có thể in ra giấy bảng tổng hợp Tài sản cố định theo kỳ (hình 7.)

7. Bản in Tổng hợp Tài sản cố định theo kỳ

---

---

Read More

Tổng hợp Đơn Hàng trong LaborMan Taiwan

Cùng với số và chất lượng ứng viên đăng ký đi XKLĐ, Đơn hàng là tài sản của Doanh nghiệp làm XKLĐ. Đơn hàng chỉ thực sự được thực hiện khi có đủ Hàm Visa phù hợp.

Tóm lại có thể nói nôm na: ai đăng ký đều được đi, mọi Đơn hàng đều được thực hiện hết là mong muốn của Doanh nghiệp XKLĐ.

Phần mềm LaborMan cung cấp công cụ để thống kê, tổng hợp một cách dễ dàng và tường minh nhất các số liệu liên quan tới việc sử dụng và hoàn thiện Đơn hàng.

Thống kê, tổng hợp sử dụng và hoàn thiện Đơn hàng

 

Trong ví dụ ở hình trên ta thấy:

-         Tổng số lượng Lao động mà các Đơn hàng yêu cầu là 1484 nam và 783 nữ;

-         Tổng số lượng Lao động đã tiến cử vào các Đơn hàng là 4381 nam và 1359 nữ;

-         Tổng số Lao động đã trúng tuyển vào các Đơn hàng là 1088 nam và 423 nữ;

-         Cuối cùng, tổng số Lao động đã bay là 1020 nam và 384 nữ.

-         ...

Từ đây, ta có thể tính ra số phần trăm, tỷ lệ... Ví dụ: Tỷ lệ LĐ nam đã thực hiện là 1020/1488 = 0,685 nghĩa là tận dụng được khoảng 70% các Đơn hàng...

Về mặt thống kê chi tiết thì ta có thể thấy những số liệu liên quan tới từng Đơn hàng.

Số liệu thống kê cho từng Đơn hàng

Ví dụ trong hình cho thấy:

-         Đơn hàng DH-01157, có 2 Chi tiết Đơn hàng;

-         Tổng yêu cầu 57 nam, 20 nữ Lao động;

-         Tại thời điểm tổng hợp đã tiến cử được 20 nam, 4 nữ;

-         Trúng tuyển được 8 nam, 1 nữ;

-         Và cuối cùng, tại thời điểm tổng hợp đã bay được 6 nam, 1 nữ.

-         ...

Xét về mặt nào đó, đây là những số liệu rất cần thiết phục vụ cho việc đôn đốc, điều hành công việc thường xuyên chứ không phải chỉ là con số tổng hợp định kỳ đơn thuần. Bởi thực tế, số lượng Đơn hàng thường xuyên về, đan chéo nhau... nếu không có công cụ theo dõi rất có thể sẽ bỏ sót, chậm tiến độ hay không chuẩn bị kịp, gây lỡ thời cơ, hoặc để hết hạn...

Trên đây là các số liệu tổng hợp toàn thể. Trên cơ sở các điều kiện lọc: Môi Giới, Chủ SD LĐ, Khoảng thời gian nhận Đơn hàng, Người phụ trách... đều có thể lấy ra được bảng thống kê phù hợp với điều kiện đã cho.

Ví dụ sau đây là thống kê, tổng hợp các Đơn hàng liên quan tới một Môi Giới. Việc tạo bản in có thể thực hiện theo cách copy bảng thống kê ra word hoặc Excel.

Thống kê, tổng hợp Đơn hàng theo điều kiện lọc (Môi Giới).

Trong quá trình hoạt động kinh doanh XKLĐ thì mối quan hệ giữa Doanh nghiệp và Môi Giới thường được coi là quan trọng. Việc trao đổi số liệu, lên kế hoạch thực hiện... và cả những việc liên quan tới kinh phí, thanh toán tiền nong giữa hai bên xẩy ra thường xuyên.

Trong các lọc thống kê, tổng hợp, thì điều kiện Nhà Môi Giới là hay dùng nhất. Ngoài ra, có thể thêm các điều kiện phụ như: Chủ SD LĐ, Ngày nhận Đơn hàng... để có được các thống kê, tổng hợp tập trung hơn.

Read More

Quy trình tuyển dụng trong LaborMan Taiwan (Phần II.)

Có thể nói, đối với một Công ty XKLĐ thì nguồn ứng viên Lao động chất lượng dồi dào và số cũng như chất lượng các Đơn hàng là hai yếu tố đầu tiên quyết định cho sự phát triển của Công ty. Quản lý tốt các yếu tố này sẽ tạo nên sức mạnh, tiền đề cho mọi thành công.

3. HÀM VISA

ĐƠN HÀNG như một bản hợp đồng chỉ rõ số lượng, chất lượng Lao động cần thiết của một Chủ sử dụng thông qua một Môi giới được gửi tới Công ty.

Lao động được tiến cử vào ĐƠN HÀNG, được xét tuyển và nếu trúng tuyển họ sẽ được đưa vào danh sách xin cấp Visa.

Hàm Visa như một giấy phép cho phép nhập cảnh để lao động. Hàm Visa có số lượng Lao động được phép nhập cảnh vào Đài Loan lao động trong một thời hạn nhất định. Hàm Visa có hạn sử dụng trong khoảng một thời gian nào đấy. Quá hạn, mặc dù chưa dùng hết, cũng vô tác dụng.

Hàm Visa cũng là một nguồn tài nguyên của Công ty XKLĐ cần quản lý sử dụng tốt

 Hàm Visa cấp cho từng Môi giới và Chủ sử dụng lao động. Vì vậy, ĐƠN HÀNG của Môi giới Lập Nhân, Chủ SD LĐ Đại Mậu thì phải sử dụng Hàm Visa còn hạn, đã cấp cho Lập Nhân – Đại Mậu.

Hàm Visa được Môi Giới cung cấp, phục vụ cho ĐƠN HÀNG DH-01157 (Ví dụ trong bài).

4. TUYỂN DỤNG

Các ứng viên đã được tiến cử vào ĐƠN HÀNG sẽ phải qua một quá trình tuyển dụng. Có rất nhiều hình thức để đi đến kết luận rằng ai, ai trúng tuyển loại chính thức, ai dự bị...

Việc cập nhật kết quả tuyển dụng ngoài việc đánh dấu trúng tuyển, loại trúng tuyển... còn phải chỉ rõ là được ghép với Hàm Visa nào.

Cập nhật kết quả Tuyển dụng, ghép Hàm Visa

Và tất nhiên có thể in DANH SÁCH TRÚNG TUYỂN như một thông báo tình hình tới Môi Giới hay Chủ SD LĐ.

DANH SÁCH TRÚNG TUYỂN của ĐƠN HÀNG DH-01157

5. LÀM VISA

Cập nhật các thông tin liên quan tới việc làm Visa cho Lao động là để theo dõi quá trình thực hiện việc cung cấp tư liệu cần thiết của Lao động cũng như kết quả sẽ nhận được của quy trình này (nhận được Visa hay chưa? trước hoặc sau... Có thể lên kế hoạch cho chuyến bay...).

Thông tin liên quan tới quy trình làm Visa. Sắp sếp chuyến bay.

 

Và tất nhiên, trên mạng LAN, mỗi cán bộ, với công việc được giao có thể theo dõi, đốc thúc... trao đổi thông tin với Môi Giới, với trực tiếp người Lao động, với các Đại lý tuyển dụng...

6. THỐNG KÊ, THEO DÕI TIẾN ĐỘ

Đến đây, LaborMan cung cấp công cụ để thống kê, theo dõi tiến độ của các đối tượng theo nhóm:

-         Môi giới;

-         Chủ SD LĐ;

-         Đơn hàng;

-         Cán bộ phụ trách;

-         ...

Chỉ liên quan tới các Lao động: đã trúng tuyển, chưa bỏ cuộc, chưa bay

Có thể in các bảng biểu quy định sẵn gửi tới từng Lao động, từng Môi giới, hay từng Chủ SD LĐ...

-         Thông báo cho Lao động về chuyến bay của họ;

-         Thông báo bảng kê các chi phí cá nhân cần chuẩn bị trước khi bay;

-         Danh sách yêu cầu đặt vé;

-         Thống kê tiến độ được thực hiên;

-         ...

Thống kê tiến độ đang thực hiện với Môi Giới Lập Nhân

 

Ngoài ra, tại bất cứ bảng thống kê nào đều có thể copy nội dung, chuyển sang các ứng dụng Windows khác (Word, Excel...) để tạo thành báo cáo, bản in... phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.

Xem thêm:

-         Quy trình tuyển dụng trong LaborMan Taiwan (Phần I.)

Read More

Quy trình tuyển dụng trong LaborMan Taiwan (Phần I.)

Lao động đăng ký là ứng viên đi XKLĐ Đài Loan sẽ được: đào tạo nghề, tiếng, kỹ năng làm việc và giao tiếp...; được hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục cần thiết như: Hộ chiếu, Chứng nhận Tư Pháp, Chứng nhận Sức khỏe, Tiêm chủng... và tất nhiên là được tiến cử tham gia dự tuyển vào các đơn hàng.

Chương trình Quản lý XKLĐ thị trường Đài Loan

Chỉ khi nào Lao động đã hoàn thiện các thủ tục cần thiết và trúng tuyển một đơn hàng nào đó thì mới đủ điều kiện để xuất ngoại.

Mỗi Lao động có thể được tiến cử cùng lúc vào nhiều đơn hàng nhưng chỉ có thể:

-         được phép đánh dấu trúng tuyển ở một đơn hàng mà thôi;

-         hoặc được phép đánh dấu trúng tuyển ở nhiều đơn hàng nhưng chỉ được xếp vào một đoàn bay.

Tùy theo quy định của từng công ty mà yêu cầu khống chế này được đặt ra nhằm giảm bớt sự nhầm lẫn. Ví dụ: một lao động đã được sắp xếp để đi lao động vào một nơi này rồi thì không thể sắp xếp dự kiến đi làm ở một đơn hàng khác. Như vậy, hoặc sẽ chiếm chỗ của người khác, hoặc gây nhầm lẫn trong lựa chọn sắp xếp.

1. ĐƠN HÀNG:

Công ty XKLĐ tiếp nhận, khai thác các ĐƠN HÀNG từ các Nhà Môi Giới, hay trực tiếp từ các Nhà Sử dụng lao động. Mỗi ĐƠN HÀNG đều có những thông tin mà căn cứ vào đó Công ty lựa chọn, tiến cử ứng viên Lao động.

ĐƠN HÀNG được coi như tài sản của Công ty cần được quản lý và khai thác triệt để. ĐƠN HÀNG cũng có thể tạm coi như QUOTA (hay HẠN NGẠCH) trong xuất khẩu hàng hóa.

Thống kê các ĐƠN HÀNG và các CHI TIẾT ĐƠN HÀNG đi kèm theo

 Mỗi ĐƠN HÀNG được xác định bởi hai thông tin cơ bản là: Môi Giới và Chủ sử dụng Lao động. Tất nhiên, một cặp Môi Giới và Chủ sử dụng LĐ cũng có thể có nhiều ĐƠN HÀNG.

Mỗi ĐƠN HÀNG lại có thể có nhiều CHI TIẾT ĐƠN HÀNG (tất nhiên, 1 CHI TIẾT là tối thiểu). CHI TIẾT ĐƠN HÀNG quy định rất rõ các thông số cần thiết cho việc tiến cử, tuyển dụng.

Trong ví dụ trên, ĐƠN HÀNG DH-01157 của Đại Mậu – Lập Nhân có 2 CHI TIẾT. CHI TIẾT DH-01157/1 tuyển 57 Lao động nam và CHI TIẾT DH-01157/2 tuyển 20 Lao động nữ.

Có thể in thông tin về ĐƠN HÀNG như một bản YÊU CẦU TIẾN CỬ.

YÊU CẦU TIẾN CỬ cho một ĐƠN HÀNG

Bản YÊU CẦU TIẾN CỬ có thể được gửi tới các phòng ban khai thác khác, hoặc các đại lý ủy quyền của Công ty trong việc tìm kiếm ứng viên cho ĐƠN HÀNG.

2. TIẾN CỬ VÀO ĐƠN HÀNG

Trên cơ sở các yêu cầu của ĐƠN HÀNG, từ danh sách các ứng viên đã đăng ký, chưa bỏ cuộc, chưa trúng tuyển, chưa sắp xếp bay, cán bộ phụ trách sẽ thực hiện quy trình TIẾN CỬ.

Số lượng tiến cử có thể tạm thời nhiều hơn, hoặc ít hơn số yêu cầu. Khi tiến cử, cần xác định rõ CHI TIẾT ĐƠN HÀNG nào của ĐƠN HÀNG.

Chọn và nhấn >> để TIẾN CỬ ứng viên vào ĐƠN HÀNG

Trong ví dụ trên, cán bộ phụ trách đã tiến cử vào ĐƠN HÀNG được 24 người từ danh sách 2.537 ứng viên đã đăng ký, chưa trúng tuyển bất kỳ ĐƠN HÀNG nào, chưa tuyên bố bỏ cuộc, chưa bay.

Danh sách đã tiến cử đều có thể in ra phục vụ cho việc: báo cáo, trao đổi thường xuyên, để thúc đẩy việc tìm kiếm các ứng viên, hoặc chuẩn bị cho xét tuyển,... chẳng hạn.

Ví dụ: 1 trang của báo cáo DANH SÁCH TIẾN CỬ cho ĐƠN HÀNG DH-01157

Có thể nói, đối với một Công ty XKLĐ thì nguồn ứng viên Lao động chất lượng dồi dào và số cũng như chất lượng các Đơn hàng là hai yếu tố đầu tiên quyết định cho sự phát triển của Công ty. Quản lý tốt các yếu tố này sẽ tạo nên sức mạnh, tạo tiền đề cho mọi thành công.

Xem tiếp:

-         Quy trình tuyển dụng trong LaborMan Taiwan (Phần II.)

Read More

Quy trình hoàn thiện hồ sơ trong LaborMan Taiwan

Lao động khi đăng ký tham gia làm ứng viên đi XKLĐ tại Đài Loan, ban đầu đều phải khai báo những thông tin cơ bản cho cán bộ tiếp nhận. Việc khai báo có thể qua tờ khai đã thiết kế sẵn hoặc có thể theo hình thức trao đổi bằng lời. Cán bộ tiếp nhận sẽ trực tiếp đăng nhập dữ liệu vào phần mềm LaborMan rồi sau đó in ngay ra để Lao động ký xác nhận.

Form để cập nhật những thông tin ban đầu như sau:

Màn hình nhập mới hồ sơ ứng viên Lao động

Nên nhớ các thông tin khai báo trên mới chỉ là thông tin ban đầu. Điều cơ bản là người Lao động đã đăng ký vào danh sách và nhận một SỐ BÁO DANH bao gồm hai ký tự đầu chỉ Nhóm Mã và các số đứng sau chỉ số thứ tự trong Nhóm Mã.

SỐ BÁO DANH là duy nhất cho một Lao động và sẽ được sử dụng cho suốt quá trình đến khi Lao động thanh lý hợp đồng.

Ta thấy, những thông tin ban đầu đều chỉ là tiếng Việt (Nghĩa là: cán bộ tiếp nhận ban đầu không nhất thiết phải biết tiếng Trung).

Mục tiêu của Công ty là giới thiệu các ứng viên này cho phía đối tác Đài Loan (Nhà Môi Giới, Nhà sử dụng Lao động...),  vì vậy cần phải dịch các thông tin cơ bản ra tiếng Trung. Người dịch thông tin của Lao động ra tiếng Trung đơn thuần chỉ cần chuyển ngữ những thông tin đã được khai báo.

Màn hình phục vụ cho việc dịch các thông tin đã có ra tiếng Trung

Việc hoàn thiện hồ sơ của một ứng viên là một quá trình diễn ra trong nhiều ngày, nhiều lần.

Ví dụ:

-         Có thể sau khi đăng ký, mãi 2 tháng sau Lao động mới làm xong Hộ chiếu và mang đến nộp cho Công ty;

-         Rồi thì mãi khi đã có Môi Giới tiếp nhận thì Lao động mới đi khám sức khỏe, nhận giấy và nộp cho Công ty...

-         Rồi cũng có khi sau một thời gian dài Lao động tuyên bố bỏ cuộc...

Mỗi lần có thêm thông tin của Lao động, thì cán bộ phụ trách phần việc lại cập nhật vào CSDL (Cơ Sở Dữ Liệu). Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin, cán bộ được phân công phần việc nào thì chỉ được làm với những thông tin của phần việc nấy. Điều đó đảm bảo rằng: mọi thông tin liên quan đều có người cụ thể chịu trách nhiệm, không ai ngoài người được phân công có quyền làm thay đổi thông tin đã được cập nhật.

Ví dụ: Cán bộ được phân công cập nhật, thu giữ Hộ chiếu, Giấy Tư pháp thì chỉ được làm với 2 khối thông tin liên quan. Khi làm với thông tin về Hộ chiếu thì những thông tin về Tư pháp có thể khóa lại...

Màn hình cập nhật bổ sung thông tin của Lao động

Các thông tin ban đầu, cộng thêm các thông tin bổ sung sẽ được trích dẫn ra một BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung (Hay còn gọi là FORM LAO ĐỘNG, hay BIODAT...). Mỗi Công ty có một cách trình bày BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung theo cách của riêng mình, với những dữ liệu phù hợp với yêu cầu của các Nhà Môi Giới, Nhà Sử dụng Lao động của riêng mình.

LaborMan cho phép in BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung ra màn hình rồi ra giấy (qua máy in màu); in thành file .pdf để sau đó gửi qua Email tới đối tác; hoặc in ra file .doc để gửi đi và có khả năng bổ sung thêm bớt thông tin...

(Phần bị che lấp là Logo + Tiêu đề của Công ty)

Tóm lại, đây là một quá trình tác nghiệp tập thể. Mỗi cán bộ được phân công và chịu trách nhiệm về những khối thông tin mà mình được giao. Các thông tin đã được cập nhật được lưu trong CSDL đều được chia sẻ theo quyền năng trên mạng LAN phục vụ hợp lý, nhịp nhàng cho toàn bộ quá trình tác nghiệp của Công ty.

Read More

Về vấn đề Bù giá trong phần mềm ComMan

Vấn đề Bù Giá được mô tả như sau: Hàng nhập về có Giá Nhập, sau khi phân bổ thuế và các chi phí đã phát sinh, Hàng sẽ có Giá Vốn. Giá vốn này chi phối Giá BQGQ trong tính hàng tồn kho, tỷ lệ chênh lệch bán hàng và Giá Bán Quy định... Tuy nhiên, có những vấn đề nào đó xẩy ra trong quá trình kinh doanh hoặc sử dụng sản phẩm, và để giải quyết, giữa nhà cung cấp và nhà nhập khẩu có một thoả thuận Bù Giá cho một vài mặt hàng, trong lô hàng đã nhập. Việc Bù Giá sẽ phải cập nhật vào ComMan và bù trừ vào Giá Vốn. Nếu Bù Giá là dương thì Giá Vốn được cộng vào, nếu là âm thì trừ đi.

Để giải quyết vấn đề này, ComMan sẽ xử lý như sau (từ phiên bản 04/04/2012 trở đi):

1. Cùng với việc cập nhật Thuế, Chi phí nay bổ sung thêm nút bấm cập nhật Bù Giá.



2. Form Cập nhật Bù Giá chỉ cho phép duy nhất việc cập nhật Bù Giá, các thông số khác bị cấm thay đổi. Trong trường hợp Quyền 3J-Sửa = False thì cột Bù Giá cũng chỉ được xem chứ không thay đổi được.

Nên nhớ, Form CẬP NHẬT BÙ GIÁ không có chức năng ghi riêng, mà mọi số liệu có trong cột Bù Giá sẽ tự động, mặc nhiên ghi lại ngay sau khi gõ xong con số. Vì vậy, người dùng cần lưu ý kiểm tra lại các con số trước khi nhấn Close!



3. Quy trình tính Giá Vốn được thay đổi sao cho kết quả Giá Vốn đã phân bổ Thuế và các Chi phí nay cộng thêm hoặc trừ đi Bù Giá. Sau khi tính xong, Giá Vốn mới được lưu lại phục vụ cho các tính toán sau.

4. Report: Bảng kê: CHI PHÍ TÍNH GIÁ VỐN NHẬP giờ bổ sung thêm cột Bù Giá tại bảng đầu tiên. Mọi phần khác vẫn giữ nguyên như cũ.



5. Về Quyền:

• Nếu User có quyền 3J-Xem = True không thôi thì người đó chỉ được thống kê các phiếu nhập rồi kích đúp gọi phiếu, xem giá vốn đã tính, được xem bảng Thuế, Chi phí và Bù Giá nhưng không được thay đổi chúng, không được nhấn để tính lại Giá Vốn.
• Còn nếu 3J-Sửa = True thì người đó được quyền sửa các thông số về Thuế, các Chi phí, và Bù Giá, được nhấn Tính Giá Vốn theo các thông số mới.
• Người không có quyền 3J hoàn toàn không được biết gì về các khoản Thuế, Chi phí, Bù giá và cuối cùng là Giá Vốn.

6. Về chuyển giao: Phiên bản này cần chuyển giao cùng file Data.

Read More

Các loại Giá trong phần mềm ComMan

Chúng tôi xin trình bày và kèm theo các ví dụ dưới đây để đảm bảo không nhầm lẫn trong cách hiểu các loại Giá trong phần mềm ComMan.

1. Giá Mua của một mặt hàng là Đơn giá ghi trong Phiếu Nhập hàng.

Dưới đây là hình ảnh của 1 phiếu Nhập hàng và Giá ghi trong cột Đơn giá chính là Giá Mua.



2. Giá Vốn của một mặt hàng là đơn giá được tính trên cơ sở Giá Mua + Các loại Chi phí đã phân bổ (chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng, chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển, chi phí thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt...) + Các bù trừ giá nếu có đối với từng mặt hàng.

Giá vốn sẽ được tính trên cơ sở cập nhật các bảng chi phí nói trên thông qua nút bấm THỐNG KÊ – GIÁ VỐN NHẬP, hoặc Menu 3.J. Thống kê - Cập nhật Giá vốn. Đầu tiên sẽ là thống kê các phiếu nhập mua hàng N1. Kích đúp vào phiếu sẽ hiện chi tiết phiếu nhập và các nút chức năng: THUẾ, CHI PHÍ, GIÁ VỐN, IN.

Trong hình sau đây Giá Vốn đã được tính và ghi vào cột bên cạnh Đơn giá Mua.



Giá Vốn sẽ thay đổi nếu ta cập nhật thay đổi các số liệu về THUẾ



Hoặc thay đổi các số liệu về chi phí



Sau khi các số liệu mới về Thuế và Chi phí đã được Save lại, cuối cùng ta nhấn vào nút bấm GIÁ VỐN để chương trình tính và phân bổ lại Giá Vốn cho từng mặt hàng. Giá Vốn mới sẽ được ghi lại vào cột Giá Vốn của Phiếu Nhập.

Ta cũng có thể nhấn IN để in ra giấy toàn bộ các bảng chi phí và kết quả tính Giá Vốn của phiếu Nhập liên quan.



3. Giá Bán của một mặt hàng là Đơn giá ghi trong Phiếu xuất kho.



4. Giá Bán Quy Định là Giá Bán của từng mặt hàng được người có trách nhiệm quy định trong từng thời điểm, đối với từng trường hợp.

Giá Bán QĐ sẽ được hiện lên trong bảng lược khi lập phiếu xuất hàng. Ví dụ sau đây cho thấy nhân viên kinh doanh có thể thấy mặt hàng MF4056/F Hạt màu cam hiện còn trong kho H2 là 245Kg, Giá Bán QĐ trong trường hợp 1 là 107.812đ/Kg, trường hợp 2 là 109.636đ/Kg và trường hợp 3 là 111.460đ/Kg. Còn trường hợp 1, 2, 3 là gì thì theo quy định trong công ty mà mọi nhân viên đều biết.



Giá Bán QĐ do người có trách nhiệm cập nhật mới hoặc sửa đổi trong khi cập nhật từng Danh mục mặt hàng, hoặc qua menu 3.L. Thống kê và cập nhật Giá bán.



Như vậy, hoàn toàn có thể quy trách nhiệm cho người bán hàng khi để Giá Bán khác so với Giá Bán Quy Định. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì người có trách nhiệm phải thường xuyên theo dõi và cập nhật Giá Bán Quy Định cho phù hợp với chủ trương của doanh nghiệp.

5. Giá Bình quân Gia quyền (Giá BQGQ) được dùng để tính giá trị hàng tồn kho của từng Kho hàng. Giá BQGQ được tính luỹ kế cho từng mặt hàng theo công thức sau:

Nếu là phiếu Nhập thì: GiaBQGQ mới = (SLTon * GiaBQGQ cũ + !SLNhap * !GiaVon)) / (SLTon + !SLNhap)

Lưu ý: Trong trường hợp Nhập hàng nhưng không có chi phí (không tính Giá Vốn cho phiếu Nhập đó) thì ComMan sẽ lấy Giá Mua thay thế cho Giá Vốn.

Giá BQGQ rất phụ thuộc vào tiến độ Nhập - Xuất kho hàng vì vậy có thể cùng là một mặt hàng nhưng ở kho này Giá BQGQ khác so với ở kho khác, hoặc khi tính tổng hợp mà không chọn kho nào thì Giá BQGQ cũng cho kết quả khác.

Read More