Wednesday, December 19, 2012

Có gì mới tại phiên bản ComMan 20.12.2012

Phiên bản 03.12.2012 được đánh dấu bởi việc hoàn thành và đi vào sử dụng của Module quản lý Tài sản cố định. Phiên bản 20.12.2012 hoàn thiện lại một số tính toán cũng như bổ sung thêm chức năng mới liên quan tới việc tổng hợp kèm phân loại kho hàng.

Phần viết sau đây giới thiệu các sửa đổi và hướng dẫn sử dụng các chức năng mới.

1. Loại bỏ các Mặt hàng có Loại hàng là Tài sản ra khỏi Tổng hợp Kho hàng:

Với việc Module quản lý Tài sản cố định được hoàn thiện và đưa vào sử dụng, các Tài sản (bao gồm Tài sản cố định, Dụng cụ, Công cụ làm việc) được quản lý và tính giá trị theo chế độ khấu hao riêng. Các tài sản này, trước đây đều được quản lý trong kho hàng và được tính toán trong tổng hợp kho hàng, nay cần phải loại bỏ.

Căn cứ vào quy định đánh mã Tài sản cố định là TS, dụng cụ là DC, ComMan sẽ loại trừ theo cách không thống kê các Mặt hàng có Mã Loại như trên vào trong bảng kê cũng như không cộng tiền hàng vào con số tổng giá trị kho hàng...

Như vậy, cụ thể hơn, khi nhấn nút TỔNG HỢP KHO

Chuc nang Tong hop Kho hang

Hoặc sử dụng các Menu 3F và 3K

Chuc nang Tong hop Kho hang

đều không có giá trị của Tài sản được thống kê và tính toán.

2. Thêm quyền để khống chế và cho phép user được thay đổi Người nhập, Người xuất, Người thu, Người chi trong các phát sinh Kế toán đã xác nhận.

Quy trình cập nhật các phát sinh Nhập – Xuất, Thu – Chi hiện đang thực hiện qua 2 khâu.
  • Khâu thứ nhất: khai báo cập nhật phát sinh chờ thường do các đối tượng kinh doanh hoặc nhân viên trong công ty thực hiện.
  • Khâu thứ 2 kế toán được giao quyền sẽ kiểm tra lại các dữ liệu đã khai báo, xác lập các Tài khoản (định khoản) và bổ sung các thông số về hóa đơn VAT... rồi thực hiện việc xác nhận.
Các phát sinh đã được xác nhận thông qua các quyền: 3C, 3D, 3E với Nhập Xuất và 4C, 4D, 4E với Thu Chi cho phép người dùng được phép thống kê và sửa lại một vài thông số.

Các thông số được sửa trước đây chỉ là các thông số về Tài khoản và số hóa đơn VAT. Nay bổ sung thêm quyền 3R đối với Nhập – Xuất và 4M với Thu – Chi để xác lập quyền được thay đổi Người nhập, Người xuất và Người Thu, Người chi.

Lưu ý:

  • Tất nhiên, 3R và 4M là quyền sửa nhưng phải đi kèm với quyền xem 3C, 3D... 4C, 4D... mới sửa được.
  • Quyền 3R và 4M không có ký hiệu ** nên chỉ cần đánh dấu vào bên xem là đủ.
Chuc nang sua phat sinh Nhap Xuat Thu Chi

3. Chức năng Tổng hợp kèm Phân loại Kho hàng

Các chức năng tổng hợp kho đã có của ComMan (Menu: 3F, 3K) cho kết quả tổng hợp là giá trị hàng tồn kho tại thời điểm tự chọn. Tuy nhiên, con số tổng hợp này chưa chỉ rõ bao nhiêu là hàng tồn lâu không bán được, hoặc bao nhiêu là hàng luân chuyển bình thường...

Chức năng 6J. Tổng hợp kèm Phân loại Kho hàng được phát triển thêm nhằm hỗ trợ cho việc phân loại dựa trên số tháng gần nhất không có phát sinh của từng Mặt hàng. Theo đó, kho hàng sẽ được phân thành 4 loại sau:
  • Loại 1: Hàng luân chuyển bình thường là hàng có phát sinh gần nhất trong khoảng 3 tháng nay.
  • Loại 2: Hàng luân chuyển chậm là hàng có phát sinh gần nhất trong vòng 3 đến 6 tháng.
  • Loại 3: Hàng khó bán là hàng có phát sinh gần nhất trong khoảng 6 đến 12 tháng.
  • Loại 4: Hàng tồn lưu cữu là hàng có phát sinh gần nhất từ 12 tháng trở lên.
Từ việc tổng hợp theo phân loại trên người sử dụng có thể biết được rõ hơn tình hình hàng tồn kho và có những quyết định xác đáng cho kế hoạch kinh doanh của mình.
Tong hop kem Phan loai Kho hang

Bản in tổng hợp kèm phân loại:
Ban in Tong hop kem Phan loai Kho hang

Lưu ý rằng, các con số 3, 6, 12 tháng là con số mặc định và hoàn toàn có thể thay đổi tùy biến theo ý người sử dụng. Ví dụ: theo ý của người dùng thì hàng tồn lâu quá 24 tháng không có phát sinh mới xem là hàng lưu cữu chẳng hạn thì chỉ cần thay con số rồi nhấn tổng hợp lại là được.

Một tùy biến thứ hai là khả năng thay đổi phân loại của từng mặt hàng sau khi đã nhấn tổng hợp. Theo đó, người dùng có thể căn cứ vào thực tế mà thay đổi phân loại của từng mặt hàng. Sau mỗi thay đổi (Ví dụ: từ loại 4 sang loại 1 chẳng hạn) con số tổng hợp sẽ thay đổi theo ngay sau khi nhấn phím Enter.

Về quyền:

  • Người có quyền xem 6J sẽ được khởi động Form Tổng hợp, thay đổi số tháng cho phân loại, nhấn nút Tổng hợp và in kết quả tổng hợp.
  • Người có quyền sửa thì ngoài các quyền trên còn được phép thay đổi xếp loại của từng mặt hàng khác đi so với phân loại tính ra từ số tháng không có phát sinh.
Một lưu ý cuối cùng rằng chức năng tổng hợp kèm phân loại kho hàng này chỉ thực hiện cho từng kho hàng một chứ không làm chung cho tất cả các kho hàng. Giá trị của từng mặt hàng là giá bình quân gia quyền của từng mặt hàng.