Lao động khi đăng ký tham gia làm ứng viên đi XKLĐ tại Đài
Loan, ban đầu đều phải khai báo những thông tin cơ bản cho cán bộ tiếp nhận.
Việc khai báo có thể qua tờ khai đã thiết kế sẵn hoặc có thể theo hình thức
trao đổi bằng lời. Cán bộ tiếp nhận sẽ trực tiếp đăng nhập dữ liệu vào phần mềm
LaborMan rồi sau đó in ngay ra để Lao động ký xác nhận.
Form để cập nhật những thông tin ban đầu như sau:
 |
Màn hình nhập mới hồ
sơ ứng viên Lao động
|
Nên nhớ các thông tin khai báo trên mới chỉ là thông tin ban
đầu. Điều cơ bản là người Lao động đã đăng ký vào danh sách và nhận một SỐ BÁO
DANH bao gồm hai ký tự đầu chỉ Nhóm Mã và các số đứng sau chỉ số thứ tự trong
Nhóm Mã.
SỐ BÁO DANH là duy nhất cho một Lao động và sẽ được sử dụng
cho suốt quá trình đến khi Lao động thanh lý hợp đồng.
Ta thấy, những thông tin ban đầu đều chỉ là tiếng Việt (Nghĩa là: cán bộ tiếp nhận ban đầu không
nhất thiết phải biết tiếng Trung).
Mục tiêu của Công ty là giới thiệu các ứng viên này cho phía
đối tác Đài Loan (Nhà Môi Giới, Nhà sử
dụng Lao động...), vì vậy cần phải
dịch các thông tin cơ bản ra tiếng Trung. Người dịch thông tin của Lao động ra
tiếng Trung đơn thuần chỉ cần chuyển ngữ những thông tin đã được khai báo.
 |
Màn hình phục vụ cho
việc dịch các thông tin đã có ra tiếng Trung
|
Việc hoàn thiện hồ sơ của một ứng viên là một quá trình diễn
ra trong nhiều ngày, nhiều lần.
Ví dụ:
-
Có thể sau khi đăng ký, mãi 2 tháng sau Lao động mới
làm xong Hộ chiếu và mang đến nộp cho Công ty;
-
Rồi thì mãi khi đã có Môi Giới tiếp nhận thì Lao động
mới đi khám sức khỏe, nhận giấy và nộp cho Công ty...
-
Rồi cũng có khi sau một thời gian dài Lao động tuyên bố
bỏ cuộc...
Mỗi lần có thêm thông tin của Lao động, thì cán bộ phụ trách
phần việc lại cập nhật vào CSDL (Cơ Sở Dữ Liệu). Để đảm bảo độ tin cậy của
thông tin, cán bộ được phân công phần việc nào thì chỉ được làm với những thông
tin của phần việc nấy. Điều đó đảm bảo rằng: mọi thông tin liên quan đều có
người cụ thể chịu trách nhiệm, không ai ngoài người được phân công có quyền làm
thay đổi thông tin đã được cập nhật.
Ví dụ: Cán bộ được phân công cập nhật, thu giữ Hộ chiếu,
Giấy Tư pháp thì chỉ được làm với 2 khối thông tin liên quan. Khi làm với thông
tin về Hộ chiếu thì những thông tin về Tư pháp có thể khóa lại...
 |
Màn hình cập nhật bổ
sung thông tin của Lao động
|
Các thông tin ban đầu, cộng thêm các thông tin bổ sung sẽ
được trích dẫn ra một BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung (Hay còn gọi là FORM LAO ĐỘNG, hay BIODAT...). Mỗi Công ty có một
cách trình bày BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung theo cách của riêng mình, với
những dữ liệu phù hợp với yêu cầu của các Nhà Môi Giới, Nhà Sử dụng Lao động
của riêng mình.
LaborMan cho phép in BẢN SƠ YẾU LÝ LỊCH tiếng Trung ra màn
hình rồi ra giấy (qua máy in màu); in thành file .pdf để sau đó gửi qua Email
tới đối tác; hoặc in ra file .doc để gửi đi và có khả năng bổ sung thêm bớt
thông tin...
 |
(Phần bị che lấp là
Logo + Tiêu đề của Công ty)
|
Tóm lại, đây là một quá trình tác nghiệp tập thể. Mỗi cán bộ
được phân công và chịu trách nhiệm về những khối thông tin mà mình được giao.
Các thông tin đã được cập nhật được lưu trong CSDL đều được chia sẻ theo quyền
năng trên mạng LAN phục vụ hợp lý, nhịp nhàng cho toàn bộ quá trình tác nghiệp
của Công ty.
