FinaMan là phần mềm quản lý Thu Chi phục vụ cho các đơn vị làm Xuất Khẩu Lao Động (XKLĐ). Sử dụng FinaMan, trước hết là để quản lý tốt các Quỹ tiền (Quỹ tiền được hiểu là cả các Tài Khoản Ngân Hàng), sau nữa là có sự kết nối với phần mềm LaborMan (quản lý XKLĐ) để quản lý việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính liên quan tới từng người lao động tham gia vào quá trình XKLĐ.
Mọi khoản thu chi, như bình thường đều có phần diễn giải, lý do, hoặc mục đích của phát sinh. Tuy nhiên, đấy là những diễn giải nôm na, hoàn toàn bằng lời, không có giá trị nhóm lọc, hoặc tổng hợp.
Định khoản trong FinaMan được thêm vào cho mỗi phát sinh Thu Chi chính là để phục vụ cho việc nhóm lọc, hoặc tổng hợp các con số theo từng khoản một.
Định khoản một phát sinh Thu – Chi nghĩa là xác định xem số tiền đó bao nhiêu, bao nhiêu thuộc khoản nào trong danh mục các khoản đã định trước.
Các chức năng liên quan tới Định Khoản:
Lưu ý: Chỉ có thể xóa đi một Khoản nếu Khoản đó chưa có một Phát sinh nào Định Khoản tới.
Lưu ý:
- Mỗi một phát sinh có thể có nhiều Định Khoản. Ví dụ: một khoản thu 20 triệu được xác định làm 3 Khoản như hình 3.
- FinaMan sẽ không cho phép tổng số tiền của các Khoản lớn hơn số tiền của phát sinh. Tuy nhiên, có thể ít hơn khi số còn lại chưa xác định được vào khoản nào.
Lưu ý:
- Có thể nhấn phím Esc để bỏ hiện Form xem Định Khoản.
- Nhấn chuột đơn (kích 1 cái) thì hiện Xem Định Khoản.
- Nhấn chuột kép (kích đúp) thì gọi lại Phiếu Thu hoặc Chi.
Thông qua Bảng thống kê này, người sử dụng có thể kiểm tra, rà soát lại các Định Khoản sao cho chính xác với thực tế. Không nhầm lẫn.
Lưu ý: Trong khi lọc các phát sinh, với việc nhấn nút Tổng hợp, con số tiền sẽ được tính tổng và hiện ra trên màn hình. Tuy nhiên, con số Tổng Thu, Tổng Chi này là tổng của phát sinh chứ không phải là số liên quan tới Định Khoản.
Lưu ý:
- Bảng tổng hợp theo Định Khoản không lệ thuộc vào các điều kiện lọc khác ngoài Từ ngày .. Đến ngày.
- Ngoài ra, tất nhiên việc Tổng hợp sẽ không bao hàm các phát sinh đã bị Hủy và vẫn đang là tạm ứng.
Như vậy, chương trình đã cung cấp đầy đủ các công cụ nhằm trợ giúp cho người sử dụng, đơn vị sử dụng xác định được rõ các Khoản Thu Chi phục vụ cho công tác quản lý. Tuy nhiên thì việc lên kế hoạch cho việc Định Khoản cũng như việc thực hiện nó cần có sự quán triệt thống nhất giữa Lãnh đạo đơn vị và Kế toán thực thi thì lúc ấy, các con số mới thể hiện rõ ý nghĩa của nó.
 |
Hình 1. Mọi phát sinh đều được xác định bao nhiêu thuộc khoản nào. |
Mọi khoản thu chi, như bình thường đều có phần diễn giải, lý do, hoặc mục đích của phát sinh. Tuy nhiên, đấy là những diễn giải nôm na, hoàn toàn bằng lời, không có giá trị nhóm lọc, hoặc tổng hợp.
Định khoản trong FinaMan được thêm vào cho mỗi phát sinh Thu Chi chính là để phục vụ cho việc nhóm lọc, hoặc tổng hợp các con số theo từng khoản một.
Định khoản một phát sinh Thu – Chi nghĩa là xác định xem số tiền đó bao nhiêu, bao nhiêu thuộc khoản nào trong danh mục các khoản đã định trước.
Các chức năng liên quan tới Định Khoản:
1. Thiết lập Danh mục Định Khoản:
Chức năng này được gọi từ Menu: 2. Danh mục chung >> d. Định Khoản Thu – Chi. Tại đây có thể thêm mới, sửa chữa hoặc loại bỏ các Định khoản đã có.Lưu ý: Chỉ có thể xóa đi một Khoản nếu Khoản đó chưa có một Phát sinh nào Định Khoản tới.
 |
Hình 2. Thiết lập các Khoản mới, sửa hoặc xóa đi các Khoản đã có. |
2. Thực hành Định Khoản cho 1 phát sinh:
Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, sau khi kích đúp chuột vào một phát sinh thì phát sinh đó sẽ hiện lên màn hình và User có quyền w1: Xác lập mới hoặc sửa Định khoản cho phát sinh sẽ có thể bấm chuột vào nút “Định Khoản” để gọi Form Định Khoản. Tại Form này, người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa định khoản.Lưu ý:
- Mỗi một phát sinh có thể có nhiều Định Khoản. Ví dụ: một khoản thu 20 triệu được xác định làm 3 Khoản như hình 3.
- FinaMan sẽ không cho phép tổng số tiền của các Khoản lớn hơn số tiền của phát sinh. Tuy nhiên, có thể ít hơn khi số còn lại chưa xác định được vào khoản nào.
 |
Hình 3. Một phát sinh nhiều Khoản. |
3. Xem nhanh Định khoản của từng phát sinh:
Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, nếu chỉ kích chuột đơn thì chương trình sẽ gọi ngay Form thể hiện Định Khoản của phát sinh tương ứng. Form này sẽ hiện giữa màn hình và chỉ cho phép xem, không sửa, hay xóa được. Hình 4.Lưu ý:
- Có thể nhấn phím Esc để bỏ hiện Form xem Định Khoản.
- Nhấn chuột đơn (kích 1 cái) thì hiện Xem Định Khoản.
- Nhấn chuột kép (kích đúp) thì gọi lại Phiếu Thu hoặc Chi.
 |
Hình 4. Xem chi tiết Định Khoản của từng phát sinh. |
4. In bảng thống kê phát sinh kèm Định Khoản.
Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, nếu nhấn vào nút “In Thống kê kèm Định Khoản” ta sẽ có bảng thống kê các phát sinh phù hợp với các điều kiện lọc và kèm theo Định Khoản của từng phát sinh. Hình 5. |
Hình 5. Bảng thống kê Phiếu Thu – Chi theo điều kiện, kèm Định Khoản (màu xanh). |
Lưu ý: Trong khi lọc các phát sinh, với việc nhấn nút Tổng hợp, con số tiền sẽ được tính tổng và hiện ra trên màn hình. Tuy nhiên, con số Tổng Thu, Tổng Chi này là tổng của phát sinh chứ không phải là số liên quan tới Định Khoản.
5. In bảng tổng hợp theo Định Khoản
Tại chức năng 33. THỐNG KÊ THU – CHI, nếu nhấn vào nút “In Tổng hợp theo Định Khoản” thì sẽ gọi bảng Tổng hợp theo từng Quỹ, Loại tiền, Các Khoản. Hình 6. |
Hình 6. Bảng Tổng hợp theo Định Khoản. |
- Bảng tổng hợp theo Định Khoản không lệ thuộc vào các điều kiện lọc khác ngoài Từ ngày .. Đến ngày.
- Ngoài ra, tất nhiên việc Tổng hợp sẽ không bao hàm các phát sinh đã bị Hủy và vẫn đang là tạm ứng.
Như vậy, chương trình đã cung cấp đầy đủ các công cụ nhằm trợ giúp cho người sử dụng, đơn vị sử dụng xác định được rõ các Khoản Thu Chi phục vụ cho công tác quản lý. Tuy nhiên thì việc lên kế hoạch cho việc Định Khoản cũng như việc thực hiện nó cần có sự quán triệt thống nhất giữa Lãnh đạo đơn vị và Kế toán thực thi thì lúc ấy, các con số mới thể hiện rõ ý nghĩa của nó.
